Como funciona a emissão de NF-e? Quais itens devem compor o documento?

Aqui, veremos as principais definições a respeito da utilização de nota fiscal eletrônica NF-e, a forma de funcionamento de emissão deste documento e os dados que formatam a chave de acesso NF-e.

Documentar operações e prestações de serviços em geral é, na prática, um dos principais motivos pelo qual a nota fiscal eletrônica NF-e se faz presente nas relações comerciais.

Neste cenário, a missão do Danfe visa acompanhar o trânsito de mercadorias e produtos.

Por sua vez, a emissão de NF-e segue uma espécie de passo-a-passo para se conseguir colocar as ações fiscais em prática. Verificar a situação fiscal da instituição, obter um certificado digital competente e se cadastrar na Secretaria da Fazenda do Estado são algumas das diretrizes presentes neste processo.

Nota Fiscal Eletrônica NF-e

A principal definição de Nota Fiscal Eletrônica NF-e que permeia as atuais negociações comerciais e industriais trata de um documento de existência apenas no campo digital que é emitido e armazenado eletronicamente. O primeiro objetivo deste dispositivo é documentar operações e prestações de serviços.

Antes mesmo da ocorrência do fato gerador, a validade jurídica de uma nota fiscal eletrônica NF-e é assegurada através de duas condições: assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte.

A base de funcionamento da Nota Fiscal Eletrônica NF-e trata, de forma primeira, da garantia de integridade dos dados e autoria do emissor. Após esta confirmação e através da internet, este arquivo eletrônico será transmitido para a Secretaria da Fazenda do Estado em que o emitente estiver localizado.

Nesta etapa, o procedimento natural cuida da pré-validação do arquivo e da consequente devolução de uma Autorização de Uso – se esta fase não se completar, o trânsito da mercadoria deve ser instantaneamente proibido.

As etapas finais que compõem este processo tratam da consulta, via Internet, que a Secretaria da Fazenda do Estado disponibiliza para os destinatários que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Também através da Secretaria da Fazenda do Estado, este mesmo arquivo é transferido para a Receita Federal do Brasil. Nesta instância, que se consolida também como um repositório de todas as NF-e emitidas, os produtos destinados a troca de estados, importação ou exportação recebem o devido tratamento fiscal.

Danfe

Em papel comum e única via, o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é o documento necessário para acompanhar o trânsito da mercadoria, providenciando informações sobre o emitente, destinatário, valores, etc.. Neste documento, a chave de acesso para consulta da NF-e na internet será destaque.

Além disso, um código de barras unidimensional, que visa auxiliar a captura e a confirmação de informações da Nota Fiscal Eletrônica NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados também configura prioridade neste documento.

Passo-a-passo para a emissão de NF-e

Verifique a situação fiscal de sua empresa: saber qual é o tipo de negócio em que sua empresa se enquadra é fundamental para que a emissão de NF-e aconteça de forma assertiva e dentro de um regime de tributação adequado. A espécie de nota a ser emitida pode ser consultada de forma direta através de um contador. No caso das MEIs (microempresas individuais), as regras são diferenciadas.

Obtenha um certificado digital: a nota fiscal eletrônica NF-e necessita de uma assinatura digital para ser totalmente validada e entrar em vigor. Por isso e com o apoio de uma Autoridade Certificadora Credenciada pela ICP brasileira (Infraestrutura de chaves públicas), a aquisição deste certificado digital deve garantir total efeito nas negociações que englobam a emissão de NF-e.

Cadastre-se na Secretaria da Fazenda: para emitir nota fiscal eletrônica NF-e, é obrigatório que a empresa esteja cadastrada na Secretaria de Estado da Fazenda onde a própria instituição está instalada. Por ter especificações que variam de um estado para o outro, o recomendado é que um escritório contábil esteja a par de todas estas negociações.

Em um primeiro contato, a opção "Em Homologação” pode ser escolhida como a modalidade de credenciamento mais adequada. Neste caso, apenas um teste (até que se receba o treinamento correto e se esteja apto para emitir NF-e) acontecerá de forma antecipada às notas enviadas oficialmente.

Em um segundo momento, a escolha "Em Produção” deve ser selecionada como o credenciamento mais adequado. Esta troca de status é fundamental e obrigatória para que o processo como um todo comece a ter validade na prática.

As informações que integram a chave de acesso NF-e

A Chave de Acesso NF-e é formatada por uma série de informações que, quando combinadas, constam como um dado imprescindível impresso no DANFE. Ao todo, 44 caracteres compõem esta consulta. Confira a distribuição:

• cUF - Código da UF do emitente do Documento Fiscal;
• AAMM - Ano e Mês de emissão da NF-e;
• CNPJ - CNPJ do emitente;
• mod - Modelo do Documento Fiscal;
• serie - Série do Documento Fiscal;
• nNF - Número do Documento Fiscal;
• tpEmis – Forma de emissão da NF-e;
• cNF - Código Numérico que compõe a Chave de Acesso;
• cDV - Dígito Verificador da Chave de Acesso.

A quantidade de caracteres que compõe cada campo da Chave de Acesso NF-e é variável. O código da UF apresenta dois caracteres. Quatro compõem o AAMM da emissão. Quatorze são os caracteres do CNPJ do emitente. Dois representam o modelo e, três, a série.

Por fim, o número da Nota Fiscal Eletrônica NF-e conta com nove caracteres. Um representa a forma de emissão da NF-e. Oito compõem o código numérico e, um, o DV.

Através do software Espião NF-e é possível contar com diversos serviços e consultas. Confira:

• Consultar, realizar downloads e organizar XMLs NF-e de maneira automatizada;
• Visualizar e realizar, em lote, o download de DANFE/CC-E e cancelamento (formato PDF);
• Realizar Manifestação do Destinatário de forma simples e prática;
• Disponibilizar relatórios gerenciais que apoiam tomadas de decisão (formato Excel e PDF);
• Oferecer diversos filtros de pesquisa (Nome/CNPJ de Emitente, Nº de nota, Chave de Acesso, etc.) que facilitam sua busca;

Não perca mais tempo com consultas manuais!