As notas fiscais NF-e são documentos importantes para qualquer empresa. Afinal, eles registram compras e vendas, ou seja, todo o fluxo de caixa da empresa. É uma forma de controlar os valores da receita, de facilitar o pagamento de taxas e, principalmente, de dar segurança para os dois lados da moeda, já que é um certificado que comprova a realização de uma negociação legalmente.
Enquanto ainda são usadas as clássicas notas de papel, é muito mais comum hoje serem usadas as Notas Fiscais Eletrônicas (NFe), já que a maioria das transações hoje são feitas online, sem mesmo um contato pessoal. Nesses casos, enviar contratos e recibos em papel é impraticável e uma burocracia extra que pode ser evitada com as NFe. No entanto, mesmo no meio eletrônico a quantidade de notas pode tornar difícil de gerenciar a longo prazo. Por isso, é importante investir em um bom método de organização desse documento. Confira o guia de como otimizar a gestão da Nota Fiscal Eletrônica:
Verifique a autenticidade da NF-e
As NFe's são documentos oficiais importantes como quaisquer outros. Então sempre certifique-se que a emissão delas foi correta, para os dois lados. Enquanto emissor, tenha um certificado digital de assinatura eletrônica credenciada pelo ICP e se cadastre na Secretaria de Estado da Fazenda, para que os documentos assinados pela sua empresa tenham validade legal. Enquanto receptor, faça uma verificação de todos os documentos recebidos, conferindo o protocolo de autorização da Sefaz e a assinatura digital do próprio documento e checando se a emissão foi feita através de pesquisas usando seu CNPJ/CPF.
Para maiores informações sobre verificar a autenticidade do arquivo XML, acesse: Evite Fraudes | Como validar o arquivo XML da Nota Fiscal (NF-e e CT-e)?
Crie uma rotina
Para evitar que se perca em cada lançamento, obtenha um método fixo para o recebimento de cada nota fiscal eletrônica. E melhor: integre esse processo com o protocolo de compra e venda, de forma a que o arquivamento das NFe faça parte intrínseca de todas as transações financeiras. Com a repetição desse ato, em pouco tempo esse procedimento será feito naturalmente em todos os setores da empresa. Além disso, o costume vai agilizar essa etapa e vai reduzir o número de possíveis erros.
Armazene e faça backups dos arquivos XML's NF-e
Os arquivos XML's NF-e têm validade legal de até 5 anos e, durante esse período, é importante guardar todos eles para que não tenha problemas com a fiscalização se forem requisitadas. Caso contrário, se arriscará a pagar uma multa a cada caso, o que nunca é bom. Por isso, além de armazená-las corretamente, conforme tipo de serviço/produto e data da emissão, é essencial deixá-las em fácil acesso e depositar cópias na nuvem periodicamente. É uma forma de proteger esse histórico de perdas seja por deslize humano, por problemas na máquina ou no sistema, e até de atos malignos como vírus ou ataques de hackers.
Tenha um software de gerenciamento NFe
Para não ter erro na administração das NF-e, a melhor opção é apostar em um sistema de gerenciamento. Com ele é possível verificar validade das notas rapidamente, fazer consultas no histórico de documentos, armazenar novas notas fiscais, tudo facilmente com processos automatizados. É uma forma do empreendedor ter mais controle sobre esses documentos ficais, evitando erros e reduzindo o tempo gasto. Para seu departamento financeiro, é uma burocracia a menos para se preocupar e um aumento da produtividade de seu trabalho.
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