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XML e DANFE: Entenda a diferença entre esses dois arquivos

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Independente do porte, qualquer empresa deve estar com suas questões fiscais em dia, evitando assim complicações posteriores. Atualmente, vivemos em tempos de notas fiscais eletrônicas (NF-e), por isso, é importante ter ciência de todos os processos que envolvem a sua emissão e gestão.

Além do mais, um novo termo nasceu com o sistema NF-e, sendo necessário conhecê-lo bem, para evitar falhas e confusões. Portanto é válido esclarecer a diferença entre os arquivos XML e DANFE, que são bastante utilizados neste cenário.

Qual a diferença entre XML e DANFE?

Em suma, o XML nada mais é do que o arquivo virtual da NF-e. Sua sigla que também é referente ao formato do arquivo tem como significado "Extensible Markup Language" ("Extensível de Marcação Genérica", em português).

O DANFE por sua vez tem como significado "Documento auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica", sendo apenas uma reprodução gráfica da Nota Fiscal Eletrônica. Por esta razão ele funciona como um documento assistente.

A seguir, confira as principais características de cada arquivo e suas funcionalidades.

O que é o arquivo XML?

O formato XML foi selecionado como arquivo padrão de registro na nota fiscal eletrônica. Ou seja, trata-se da própria nota fiscal, uma vez que é este o formato que o documento recebe quando é criado. Desta forma, ele possui um layout específico, que deve ser seguido por todas as empresas e empreendedores que fazem a emissão da NF-e. Para ler um arquivo neste formato, é necessário ter softwares específicos.

É válido destacar que já que as notas eletrônicas substituem as tradicionais notas fiscais, o XML deve seguir os mesmos modelos antigos de escrita fiscal. Contudo, o documento recebeu aperfeiçoamento para elevar o controle sobre as operações comerciais.

Da mesma forma que as notas fiscais impressas, os documentos XML devem ser guardados por um período de 5 (cinco) anos. Isso é válido tanto para os fornecedores quanto para os consumidores, caso a Receita venha solicitar.

Exemplo de um trecho da estrutura do XML NF-e:

XML NF-e trecho estrutura

O que é o arquivo DANFE?

O arquivo DANFE é tido como uma reprodução simplificada da nota fiscal, que deve seguir o transporte dos produtos. Sendo assim, ele não possui valor fiscal, não tendo a necessidade de ser arquivado como o XML. Todavia, neste documento está a chave de acesso da nota, que pode ser utilizada para ter acesso ao XML da nota fiscal eletrônica.

Por se tratar de um arquivo auxiliar, ele também colabora em outras circunstâncias. Quando o programa responsável pela emissão da NF-e não é capaz de se conectar com os servidores da Secretaria de Fazenda do Estado, por exemplo, o DANFE deve ser impresso em um guia de segurança.

Além do mais, o arquivo DANFE é utilizado enquanto o produto é transportado, pois nele há dados acerca da operação, como o destinatário, remetente e preços.

Os caminhões que fazem o transporte de mercadorias devem obrigatoriamente ter o DANFE de tudo aquilo que estão levando. Do contrário, podem ser multados. O motivo é que é o documento quem comprova a origem dos objetos transportados.

Exemplo de um DANFE impresso:

DANFE NF-e Exemplo

Para maiores informações sobre DANFE, acesse: O que é DANFE? Para que serve na NF-e?

Como gerenciar os arquivos XML e DANFE com eficácia?

Acima, você viu que todo cuidado com os processos e segurança dos documentos é pouco. Por isso, é imprescindível contar com uma empresa de gerenciamento de documentos fiscais que realize este trabalho de forma eficaz.

O Espião NF-e possui todos os recursos que a sua empresa precisa, gerenciando suas notas fiscais adequadamente. Acesse o nosso site www.espiaonfe.com.br e faça um teste grátis.


Veja também:

Qual a diferença entre o Arquivo XML NFe, Resumo NFe e Evento NF-e?

Como buscar e achar o XML NF-e do DANFE?


Consultar NFe na Secretaria da Fazenda

Espião NF-e agente

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