3 dúvidas comuns sobre o sistema SPED

A digitalização dos processos surgiu para facilitar e agilizar o envio de informações. Percebendo isso, a Receita Federal do Brasil criou o SPED para que os dados das empresas passem a ser enviados de forma digital. Apesar de estar em atividade há algum tempo, novos empreendedores ainda têm algumas perguntas. Por isso, nesse texto vamos responder às dúvidas sobre SPED.

Antes de começar, é preciso explicar o que é o SPED. Trata-se de um sistema criado pela Receita Federal para coletar as informações fiscais das empresas diretamente do sistema de ERP. Seu objetivo é facilitar o envio das informações referentes ao ICMS e ao IPI.

Ou seja, o SPED nada mais é do que a digitalização das informações que já eram transmitidas ao fisco obrigatoriamente. Além de agilizar o processo, o SPED também dificulta as fraudes.

Quem precisa fazer o SPED?

O envio das informações fiscais digitais é obrigatório a todas as empresas que contribuam com ICMS e IPI. Alguns modelos de negócio podem ser desobrigados de enviar o SPED, desde que devidamente autorizados pela Receita Federal e pelo órgão do fisco do estado.

Como fazer o SPED?

Uma das dúvidas sobre SPED mais comuns diz respeito a forma de envio dos dados para a Receita Federal. As informações do SPED são conseguidas diretamente dos programas de ERP das empresas. No final de cada mês, esses programas emitem um arquivo de texto com o resumo das atividades mensais.

Esse arquivo deve ser transferido para o Programa Validador e Assinador (PVA) que a Receita Federal disponibiliza para todas as empresas. O PVA analisará as informações repassadas pela empresa em busca de algum erro ou incongruência nos dados.

Nesse programa, as informações são formatadas de acordo com as premissas estipuladas pela Receita e divididas nos seguintes livros fiscais:

• Entradas e Saídas;
• Apuração do ICMS;
• Apuração do IPI;
• Registro do Inventário.

Se todas as informações estiverem corretas, o programa vai validar as informações e os documentos finais passarão pelo processo de assinatura digital com o CNPJ da empresa.

O próprio Programa Validador e Assinador é o responsável por transmitir as informações inseridas nele aos órgãos competentes para fazer a análise e fiscalização das empresas.

Quando enviar o SPED?

Outra das dúvidas sobre SPED é relacionada ao prazo final de envio, isso porque a data limite se estende até ao mês seguinte daquele dos dados. Dessa forma, o envio das informações por SPED é feito, obrigatoriamente, todos os meses. Sendo que, o prazo final para o envio dos dados é até o dia 20 do mês subsequente.

As empresas que não enviarem o SPED no prazo estão passíveis ao pagamento de multas. O valor da penalidade é de R$1000,00 para cada mês que não houve o envio correto das informações.

Para os negócios que optaram pelo sistema fiscal do Simples Nacional, a multa será diminuída para 70% do seu valor original.

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