O arquivo XML é gerado no momento em que uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é emitida. É nesse arquivo que estão registrados todos os dados referentes a uma troca de mercadorias, serviços entre empresas, ou entre empresa e pessoa física. E, no momento em que é emitida, ele já fica disponível para download no site da empresa que emite, e/ou essa a disponibiliza no e-mail do destinatário.
Qual a importância da NF-e?
- Menos burocracia para gerar notas fiscais;
- Aumenta a transparência entre parceiros comerciais;
- Permite ao governo o acompanhamento das transações;
- Possibilita a qualquer uma das partes envolvidas questionar circunstâncias e/ou provar irregularidades;
- Permite às empresas envolvidas verificar se não há notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ, e provar isso.
A única diferença para a antiga nota fiscal é que a NF-e tem existência apenas digital, portanto é validada com a assinatura digital do emitente.
Diferença entre NF-e e DANFE
Muita gente confunde esses dois documentos. O DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) se refere ao transporte de mercadorias. Como contém alguns dos dados presentes numa NF-e, ele pode ser considerado uma versão resumida deste documento, mas não tem validade fiscal, porque a verdadeira nota fiscal está armazenada no arquivo XML. Portanto, não é obrigatório arquivar o DANFE. Outra diferença entre ambos é que o DANFE existe também na versão impressa.
O DANFE é importante por conter a chave de acesso, formada por 44 algarismos, que dá acesso às seguintes possibilidades no Portal da Nota Fiscal Eletrônica:
- Consultar a validade da nota;
- Conferir se há cartas de correção;
- Verificar se a nota fiscal está cancelada;
- Fazer o download do arquivo XML NF-e.
Recomendações para guardar NF-es
A lei manda que cada uma das partes referenciadas no documento guardem-no por pelo menos cinco anos, mais o ano da emissão. Caso a empresa não o apresente numa eventual fiscalização, pode pagar pesadas multas, na base de R$ 1000 por documento não apresentado. Legalmente, a empresa é a responsável por guardá-los e apresentá-los na hora certa.
Por um lado, o fato de esses documentos não terem existência física facilita seu armazenamento: eles dispensam arquivos físicos, podem ficar num software de armazenamento ou na nuvem, que têm capacidade de armazenar muito mais do que as antigas gavetas de aço. Por outro lado, muitas empresas não organizam com a devida atenção esses documentos, tornando difícil sua localização imediata para alguma eventualidade. O ideal é que estejam separados por CNPJ e/ou tipo de produto ou serviço.
Além disso, armazenar em nuvem permite que qualquer pessoa em qualquer lugar tenha acesso imediato aos arquivos de que necessita, ao contrário do que acontece com um software instalado num determinado computador, se ele não oferece acesso a nuvem.
Para consultar fraudes contra CNPJ
É possível a uma empresa destinatária, se possuir o certificado digital, consultar os documentos emitidos em seu nome e não reconhecer os referentes a transações que não aconteceram, inclusive manifestando isso à Secretaria da Fazenda, através do evento "Operação não realizada", da Manifestação do Destinatário.
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