Como cancelar uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

É possível cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica que já foi emitida?

Muitas empresas que trabalham com Notas Fiscais Eletrônicas ainda têm dúvidas sobre o seu cancelamento. Será que é possível cancelar uma NF-e que já foi emitida? Sim, é possível. Porém, existem alguns critérios com respeito a esse procedimento, que pode gerar multas, se for realizado fora do prazo.

O que é a NF-e?

Ela é um instrumento de fiscalização digital da prestação de vendas de serviços ou de produtos comercializados. As Notas Fiscais Eletrônicas agilizam o processo de tributação e evitam a sonegação de impostos. O processo de emissão é realizado pelo site da Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Os produtos são acompanhados pela DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Este consiste nos dados principais sobre a nota e acompanha os produtos comercializados. Porém, o DANFE não possui validade jurídica, mas contém uma chave de acesso para o consumidor visualizar virtualmente a íntegra da NF-e. Estas são devidamente normalizadas pela Receita Federal.

Operação de cancelamento: como realizá-la?

Para cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica que já foi emitida, há um prazo que pode variar em cada estado. Por exemplo: em São Paulo, o prazo é de 24 horas para realizar o cancelamento. Já no Mato Grosso, é de apenas duas horas. Após esse período, é gerada uma multa que também varia entre as regiões. Normalmente, o seu valor é de 1,5% sobre o valor emitido na nota fiscal.

Quando o prazo é ultrapassado, o tempo limite é de 168 horas para fazer o cancelamento da NF-e. Este tempo é diferente em alguns estados, como São Paulo, em que o prazo é de até 480 horas. Logo, devemos ficar atentos aos prazos, para não corrermos o risco de sermos prejudicados pela falta de seu cumprimento.

O cancelamento dentro do prazo de 24 horas ocorre somente se o produto não saiu da loja. Se o consumidor estiver ciente da emissão da nota fiscal, não será possível cancelar naquele momento, pois significa que ele concordou com o procedimento.

Por outro lado, se o cliente solicitar a devolução de seu produto, é possível cancelar sua NF-e emitida. Isso pode acontecer, pois algumas vezes há atraso no recebimento ou o consumidor desiste da compra, entre outras situações. O cliente também pode solicitar o estorno da mercadoria, após assinar um documento relatando que não recebeu o produto ou que deseja devolvê-lo.

É possível, ainda, inutilizar uma nota fiscal eletrônica, se ocorrer a quebra fiscal ou técnica da ordem da numeração. Porém, se ela já foi utilizada em outras notas, você não conseguirá efetivar sua inutilização. É possível corrigir erros simples com o uso da Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Ela serve para substituir informações que não estejam relacionadas com a troca de quem receberá o produto e, também, que não envolvam impostos ou a saída do produto do estabelecimento comercial.

Como saber se uma nota fiscal (NF-e) foi cancelada?

1) Através da Chave de Acesso NF-e

Caso tiver em mãos a chave de acesso da Nota Fiscal, ela poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

2) Utilizando o serviço de Consulta Situação da Nota Fiscal disponibilizado pela SEFAZ

Com este serviço é possível realizar as consultas no período máximo de 180 dias a partir da data de emissão da Nota Fiscal.

• Requer certificado digital e a Chave de Acesso;
• Consulta diretamente na SEFAZ Estadual.

3) Documentos Fiscais Eletrônicos de Interesse dos Atores da NF-e

Com este serviço apenas informando o CNPJ + certificado digital da empresa, é possível receber o status da nota fiscal eletrônica + o XML de cancelamento, tudo diretamente da SEFAZ Nacional.

• Requer certificado digital e informar o CNPJ da empresa;
• Válido somente para as notas fiscais emitidas CONTRA a empresa.

Conheça as diversas vantagens de utilizar o software Espião NF-e referente as notas fiscais canceladas na SEFAZ.

O que precisamos saber para emitir uma NF-e?

Há alguns critérios relacionados à emissão de uma NF-e, dentre eles as informações necessárias sobre a sua empresa. Assim como é necessário o uso de um certificado digital para ter credibilidade na internet e emitir a NF-e.

É preciso estar credenciado junto à Sefaz, de acordo com as regras do estado onde a sua empresa está localizada. Deverá ser utilizado um programa, de preferência integrado com um sistema gestor de notas fiscais, para efetuar a emissão das mesmas.

Diversas empresas podem usufruir desse tipo de sistema de fiscalização. Entre elas, temos as microempresas, os microempreendedores individuais (MEI) e as empresas de pequeno porte (EPP). Todos devem estar com o cadastro do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) em dia, para que não haja complicações em algum momento.

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