5 benefícios de notas fiscais digitalizadas

Hoje em dia a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já uma realidade obrigatória no dia a dia da empresa, porém, o acesso ao documento nem sempre acontece de forma rápida e clara. Existe ainda uma grande quantidade de documentos fiscais físicos que demandam de um cuidado e conservação personalizados para que não haja problemas futuros com o fisco.

Com a constante evolução tecnológica, não é surpresa que as empresas precisam adequar-se as novas mudanças. Uma delas é a digitalização de notas fiscais e os principais benefícios relacionados à prática e uso de notas fiscais digitalizadas envolvem não só a empresa como um todo, mas também, os clientes e o ecossistema fiscal, tributário e jurídico.

Saiba agora quais os benefícios envolvidos e porque isso é muito importante para sua empresa, a curto e longo prazo.

1 - O benefício para a empresa

Diante da enorme quantidade de notas fiscais que a empresa é responsável, se torna um desafio armazenar, organizar e consultar esses documentos, não é incomum a necessidade de uma carga maior sob os colaboradores ou sob o custo financeiro na contratação de profissionais para tal tarefa.

As notas fiscais digitalizadas resolvem esse problema de forma prática e rápida, melhorando o gerenciamento dos documentos como um todo.

2 – O benefício para o cliente

O prazo exigido em lei para armazenamento da nota fiscal atualmente é de cinco anos. A emissão de documentos em papel termo sensível é uma prática diária, isso torna o armazenamento pela parte cliente uma dificuldade, constantemente a empresa é procurada para a remissão da nota fiscal. Uma empresa bem estruturada e que faz uso das notas fiscais digitalizadas pode sanar essa demanda rapidamente e sem custos demasiados altos.

3 – O benefício fiscal

Os documentos digitalizados já são aceitos, mediante assinatura digital, como comprovação fiscal legal. O fisco tem um controle maior sobre esses documentos o quanto mais bem preparada a empresa se encontra. Isso torna todo o processo fiscal integrado e evita problemas maiores com o fisco.

4 – O benefício tributário

Tributariamente sua empresa pode ter um correto discernimento de onde e como está sendo aplicado seu capital social, com o controle das notas fiscais digitalizadas essa conferencia se torna rápida, acessível e confortável ao empresário.

5 – O benefício jurídico

É válido ressaltar que nenhuma empresa está isenta de um processo jurídico, grande parte dos profissionais envolvidos já tem a prática e faz uso de notas fiscais digitalizadas visando a comprovação irrevogável e legítima de processos administrativos e judiciais.

Quando se fala em digitalização de notas fiscais não se pode esquecer o principal. A segurança da informação adquirida digitalmente é muito perigosa para armazenar os documentos apenas em um computador local ou mesmo apenas manter uma única cópia.

Uma das maneiras de manter os dados seguros são serviços na nuvem, essa vantagem fornece segurança dos dados armazenados, não apenas digital como física também, disponibilidade de consulta e utilização a qualquer hora e lugar, uma excelente organização e gerenciamento em longo prazo diante de altas demandas envolvidas.

Ficou interessado em fazer uso desta prática benéfica no seu dia a dia? Somos especialistas em notas fiscais e conosco a segurança e integridade da sua empresa está garantida.