A nota fiscal eletrônica, ou NF-e, é um recurso que traz muitas facilidades para as empresas. Afinal, além de comprovar as transações realizadas, ela reduz custos e melhora o processo de controle tributário. De quebra o documento é transmitido em tempo real para o fisco facilitando a rotina de contadores e profissionais afins. Mas a respeito da simplicidade do processo é preciso cuidado ao manejar estes documentos.
Ao cometer erros na emissão da NF-e a organização pode acabar tendo problemas fiscais, arriscando a sua saúde financeira. É comum assim que muitos empreendedores tenham dúvidas sobre este processo e sua correta gestão. Seja em razão de contadores habituados às práticas tradicionais de mercado, ou em virtude da própria complexidade da legislação brasileira.
Como evitar então que este recurso, um facilitador em verdade, se converta em problema para a contabilidade da sua empresa? Fique atento neste texto, pois oferecemos a resposta para esta questão! A seguir listamos os 5 erros que você não pode cometer na hora de lidar com a sua NF-e.
Evite transtornos e identifique de antemão onde a sua organização pode estar errando.
1. Não prestar atenção ao regime tributário da empresa
Muitos gestores esquecem de declarar seus ganhos de forma adequada. Especialmente quando os negócios não possuem operações offline. O equívoco costuma se originar da ideia de que o comércio eletrônico não se submete às leis tributárias habituais. Para não cair neste erro, o processo de emissão de NF-e já deve apresentar o cálculo correto de tributação.
É para tanto que se faz necessário justificar os seus ganhos corretamente. A exigência é valida para Microempreendedores, Microempresas, empresas de pequeno porte e pessoas físicas. Para auxiliar neste processo é recomendável recorrer a uma consultoria ou então a um profissional contábil especializado no mercado digital.
2. Preenchimento incorreto de dados
Preencher de forma incorreta os dados que fazem parte da nota fiscal eletrônica pode causar sérios prejuízos à sua organização. Os seus clientes poderão inclusive contestar a validade do documento. E se a situação em questão envolve a venda de um produto, por exemplo, esta nota não poderá ser cancelada.
Por conta disso, atenção redobrada antes da emissão. Confira datas, preços, prazos e informações de identificação, como o CNPJ. Se mesmo assim a sua empresa cometer algum erro você pode recorrer à Carta de Correção disponibilizada pelo fisco. Este documento digital é voltado justamente para fins de correção das imprecisões. Ainda assim tenha atenção, pois os erros relativos aos dados cadastrais e valores não poderão ser revistos pela ferramenta.
3. Confundir XML, DANFE e NF-e
Não é pouco o número de pessoas que confunde estes três documentos. Entender o conceito e o objetivo de cada um é fundamental para quem pratica o comércio eletrônico. A NF-e é um substituto digital à sua contraparte tradicional em papel. Portanto, sua função é documentar a negociação de mercadorias e serviços.
O DANFE, por sua vez, é um documento auxiliar que simplifica a NF-e. Contudo, ao contrário desta última, ele não possui valor fiscal e não precisa ser armazenado pela empresa. Sua relevância reside na presença da chave de nota entre as suas informações. Este código de 44 números permite o download da NF-e em um formato específico de arquivo, o XML.
Para maiores informações sobre a diferença entre XML e DANFE, acesse: XML e DANFE: Entenda a diferença entre esses dois arquivos
4. Armazenar de forma inadequada as Notas fiscais eletrônicas
O armazenamento das NF-e é determinado pela legislação tributária brasileira, presente nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional. Aí está registrado o prazo pelo qual estes documentos deverão ser armazenados. É importante lembrar que além de servirem como prestação de contas ao fisco, as notas também são ferramenta para a garantia de produtos. Para gerenciar e armazenar os arquivos XML pode-se utilizar o software Espião Cloud NF-e.
5. Erro ao validar as notas
Na hora de validar as suas notas fiscais eletrônicas a receita pode retornar uma mensagem de erro. Há diversas causas possíveis para esta situação, que vão desde pendências com a Secretaria da Fazenda, até erros cadastrais. Neste quesito muita atenção deve ser dada ao certificado digital. Em alguns casos pode ser necessário reinstalá-lo e em outros conferir se o documento em questão não está vencido.
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