Os documentos fiscais eletrônicos (DF-e) estão trazendo uma grande revolução ao sistema contábil brasileiro. Com eles, a empresa pode ganhar muito tempo fazendo a conferência de forma digital e ainda diminuindo os riscos de erros humanos e os recursos gastos nas impressões de documentos em papel. Porém, para trabalhar com esse novo modelo de documento é preciso fazer um gerenciamento adequado. Vamos ver porque isso é importante.
A quantidade de documentos
Fazer uma consulta desses documentos é bem simples. Basta entrar no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e entrar com a chave de acesso e pronto, o sistema retorna com a NF-e ou o CT-e desejado.
Enquanto isso é uma boa solução, é muito eficiente fazer isso com todos os documentos emitidos pela empresa. E é aí que entra o gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos (DF-e). Com ele, você pode manejar todos esses documentos com muito mais facilidade, gastando muito menos tempo e recursos da sua própria empresa.
O gerenciamento pode visualizar as notas fiscais eletrônicas (NF-e) em formato XML, além de fazer as consultas diretas na SEFAZ, e ainda fazer o envio de relatórios gerenciais completos.
As multas
Isso se torna ainda mais importante, ao considerar a necessidade de evitar a aplicação das multas. Os órgãos fiscalizadores podem multar quaisquer infratores que não estejam emitindo e armazenando os documentos eletrônicos de maneira adequada, tanto em casos de entrada e saída dos documentos.
No início do processo, em que ainda estava sendo implementada a mudança, os órgãos emitiam apenas advertências, de modo a incentivar os infratores a agilizarem o processo de adaptação. Hoje em dia, a marcação está mais forte.
Os benefícios para o negócio
Apesar da ameaça das multas, as notas fiscais eletrônicas não são nada a temer. Não são uma simples obrigação ou uma perda de tempo. Eles contêm informações valiosas e que podem ser usadas para o benefício da sua empresa e uma tomada de decisões mais acertada por parte do gerenciamento. Para fazer isso, um gerenciamento eficiente é essencial, de modo a poder analisar a maior quantidade de documentos possíveis no menor tempo.
Além disso, uma empresa que emite as suas notas fiscais eletrônicas ganha muito em relação à imagem com o cliente. Em primeiro lugar, ela ganha conceito e confiança, como uma empresa séria e que cumpre com as suas obrigações. Mas, além disso, o uso do documento eletrônico, indica uma empresa moderna que está sempre atualizada na tecnologia e nas suas oportunidades.
O planejamento
O planejamento é fundamental para qualquer aspecto da gestão empresarial e no fiscal, isso não seria diferente. Com ele, você pode fazer uma análise e um controle sobre o pagamento de tributos de modo a verificar se existe alguma forma de diminuir os gastos das taxações.
As notas podem ser analisadas junto com o conhecimento para verificar se existe algum incentivo fiscal, ou isenção, que a empresa pode aproveitar.
O gerenciamento dos documentos fiscais eletrônicos, feito de uma forma eficiente, é uma maneira de garantir evitar as multas e os problemas com o Fisco e ainda poder aproveitar todos os benefícios que este novo modelo de organização de notas pode oferecer para um negócio.
Como fazer o gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos (DF-e)?
As soluções do Espião NF-e (Desktop e Cloud) possuem uma gama completa de recursos para o gerenciamento completo dos documentos fiscais eletrônicos de diversos CNPJ/CPF.
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