A Nota Fiscal possui sua versão digital, que é transformada em arquivo XML. Os emissores e analistas fiscais, frequentemente baixam esse arquivo da Nota Fiscal, que obedece um padrão nacional de escrituração fiscal e, após uma compra, é emitido e enviado por e-mail ou pela nuvem para quem comprou no formato citado.
Desde 2005, foi implementada essa NFe (Nota Fiscal Eletrônica), facilitando a vida do comércio e do poder público. A NFe em formato XML possibilitou uma grande melhoria nesse processo de emissão de nota fiscal, tornando-o menos burocrático para as empresas.
É importante ressaltar que tal arquivo XML deve ficar armazenado pela empresa por cinco anos, caso a Receita Federal queira consulta-lo. Se isso não for feito, há multa de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização. Veja a seguir quais são as principais vantagens dessa tecnologia:
Vantagens dos arquivos XML NF-e
A emissão eletrônica das NFes pelo arquivo XML proporciona, principalmente, a segurança fiscal e das informações da empresa e a garantia de validade jurídica. O download do arquivo XML NF-e poder ser feito pelo site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), através de uma chave de acesso e um certificado digital. A SEFAZ não permite baixar o arquivo XML das notas, sem esse certificado.
Apesar disso, as soluções do Espião NF-e estão interligadas diretamente à Secretaria da Fazenda e prefeituras municipais, que eximem a necessidade de uso da chave de acesso, sendo necessário apenas o certificado digital do CNPJ/CPF da empresa. Através destas soluções, é possível receber suas notas fiscais eletrônicas (NF-e), e ter sua situação atualizada, tudo através de um simples click.
Economia de tempo
Outro grande benefício é para o contador de sua empresa. A consulta e armazenamento automático, possibilita que este funcionário não perca tempo com notas fiscais. Consultando rapidamente essas notas fiscais (NFe), é possível que o contador se dedique mais em outras atividades mais lucrativas para a empresa.
Além disso, o controle das emissões também é facilitado. Um documento digital é mais fácil de ser localizado, melhora o controle de quantas NF-e foram emitidas e recebidas, o nome dos documentos, e a contagem dos arquivos, para que haja melhorias no fluxo de caixa e um melhor controle fiscal.
Economia de recursos
Evitar desperdício de papel, uma vez que a emissão é eletrônica, gastos com impressão, e economia de espaço, são algumas das economias. Também não é mais necessário guardar em pastas todas as notas emitidas, algo que era até falho, uma vez que um papel poderia se perder no meio de tantos outros.
Através do envio desse documento, que agora pode ser feito via e-mail ou armazenado na nuvem, evita-se também as despesas com cartório. Antes, era necessário enviar para o cliente, uma cópia autenticada da Nota Fiscal.
Economia na logística
A logística das empresas também é facilitada, uma vez que a nota fiscal serve para o controle de bens e serviços, e todos os processos da área logística. Com a emissão eletrônica da NFe, essas informações conseguem ser antecipadas e agilizando os processos de todo o trabalho logístico, desde o escritório até o tempo de parada de um caminhão.
O Espião NF-e fornece serviços completos para baixar os arquivos XML NF-e de forma automática.
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