3 passos de como baixar NFe/CTe de clientes com o certificado do escritório contábil

Contabilidade, você sabe como fazer o download dos arquivos XMLs de NFe e CTe dos clientes do seu escritório contábil, apenas com o seu certificado digital?

Observação: o mais interessante é que não precisa de procuração eletrônica do seu cliente, pois pode ser realizada pelo próprio certificado da contabilidade.

Confira o passo a passo abaixo para entender esse procedimento!

Passo 1 - Autorizar o acesso

O primeiro passo para baixar os documentos fiscais junto ao Sefaz é a autorização de acesso pelo emissor do documento.

No próprio arquivo XML, existe um campo destinado a autorizar o acesso direto ao documento na base de dados da Sefaz, sob a tag "autXML". Nesse campo, o emissor da nota fiscal ou do conhecimento de transporte pode informar quem pode acessar o arquivo XML.

Será necessário informar o CPF ou CNPJ da pessoa autorizada a acessar o arquivo. É aqui que o cliente deverá informar o CNPJ do escritório contábil.

No arquivo XML, a tag onde deverá estar o CNPJ do escritório contábil deverá ficar assim:

< autXML>
< CNPJ >07771107000125< /CNPJ>
< /autXML>

Vale destacar que existem aplicativos de emissão de nota fiscal que facilitam o acesso ao campo, tornando mais claro e fácil para o cliente inserir o CNPJ do escritório contábil.

Passo 2 - Disponibilização dos arquivos XML pela Sefaz

O segundo passo é a obtenção dos arquivos XML propriamente ditos.

A própria Sefaz disponibiliza esses arquivos no mesmo serviço que realiza o retorno das NFe e CTe emitidas contra um CNPJ, facilitando o acesso dos arquivos XML em que o CNPJ do escritório contador está inserido na tag "autXML", conforme explicado no passo 1.

O prazo em que os arquivos ficam disponíveis para os envolvidos (destinatário, emitente, transportador e terceiros discriminados na tag autXML) é de até três meses, de acordo com as Notas Técnicas 2014/002 e 2015/002.

Convém lembrar que aqui são disponibilizados os arquivos XML, e não resumos ou listas simplificadas dos documentos fiscais. Uma vez disponíveis, eles podem ser integrados dentro do seu sistema para deixar a escrituração fiscal automatizada.

Passo 3 - Automatização e integração

O terceiro e último passo envolve a automatização e integração dos downloads de XMLs de documentos fiscais (DF-e).

Já sabemos como ter acesso aos documentos fiscais na base de dados da Sefaz. Porém, como podemos tornar o download dos arquivos para o computador do escritório totalmente automatizado e integrado com o software contábil?

É aí que entra o Espião NF-e. Como esse produto ajuda na hora de baixar NFe e CTe de clientes?

Basicamente, sempre que uma nota fiscal ou um conhecimento de transporte eletrônicos forem emitidos contra o CNPJ/CPF do seu cliente, o Espião localiza automaticamente as informações junto ao Sefaz e faz o download dos arquivos XML na mesma hora.

Com o Espião, é feita a busca por NFe e CTe contra o CNPJ ou CPF do seu cliente. Em seguida, o arquivo XML correspondente é baixado, de forma totalmente automática. Com o download, as NFe e CTe recebidas são manifestadas de forma simplificada e prática.

O Espião Nf-e possui também recursos para a realização de download de arquivos XML mais antigos, de 2013, 2014, 2015 até as datas atuais. Além disso, toda vez que houver um cancelamento ou correção no documento fiscal, você também receberá um aviso.

Leia também: Como Baixar XML NF-e de Transportadoras e Terceiros?