Como facilitar o acesso do contador às suas notas fiscais (NF-e)

Quando se fala em documentos fiscais já se começa a imaginar na infinidade de informações importantes que precisam ser organizadas para manter a empresa em dia com o Fisco.

Essa é uma das principais funções do contador da empresa e, por isso, este profissional é tão importante para a gestão do seu negócio.

A verdade é que muitas falhas estão propensas a acontecer mediante os processos manuais destes documentos e, para evita-las, é essencial utilizar ferramentas que facilitem ao acesso do contador as suas notas fiscais eletrônicas (NF-e).

Como fazer isso? Acompanhe este post e saiba como facilitar o acesso do contador aos documentos fiscais da empresa!

Como era feito o acesso às NFes?

Tradicionalmente, o profissional de contabilidade tem um jeito específico de acessar as notas fiscais.

As notas são enviadas em arquivo XML, dando todo aquele trabalho exaustivo para o contador de conferir nota por nota, antes de apurar os impostos, atualizando o sistema contábil, além de correr o risco de atrasar o envio e perder os prazos das obrigações fiscais.

No entanto, com as evoluções tecnológicas na área da contabilidade, existem maneiras muito mais ágeis e seguras de acessar as notas fiscais.

Veja a seguir!

Facilitando o acesso do contador às notas fiscais

Ao utilizar uma plataforma de consulta de documentos fiscais que esteja integrada com a Sefaz, o contador consegue acessar muito mais facilmente as informações contidas nas notas fiscais dentro do prazo especificado pelo Fisco.

O Espião NF-e oferece essa facilidade para os trabalhos fiscais de contabilidade em sua empresa, através de ferramentas de consulta e download de documentos fiscais eletrônicos (DF-e).

O sistema ainda te permite acompanhar o andamento da nota fiscal, verificando a situação de cancelamento, denegação ou devolução de produtos.

Também é possível exportar os XML das notas fiscais diretamente para o sistema contábil da empresa, sem a necessidade de planilhas.

A partir do momento que a sua empresa passa a contar com a Espião NF-e para consulta e download de NFe e Danfe online, os contadores aumentam em produtividade e agilidade dos seus processos e ainda garante maior satisfação dos clientes.

Outras práticas que favorecem o trabalho do contador

Na hora de enviar as notas fiscais para o escritório de contabilidade bate aquele desespero ao perceber que os documentos não estão devidamente organizados, por isso é importante adotar algumas práticas para facilitar o trabalho do contador!

• Mantenha os documentos organizados com o Espião NF-e

Dependendo do método de trabalho do contador, ele pode solicitar os documentos fiscais da sua empresa toda semana. Por isso, é importante manter a organização desses documentos, armazenando física e digitalmente, de modo que fique fácil o acesso e o envio, quando necessário.

• Tenha uma pessoa responsável pelos documentos

A rotina de uma empresa tende a ser bastante acelerada. Com isso, os diversos documentos que vão para e lá e para cá podem acabar se perdendo no meio do caminho, ainda que sejam digitais

É importante contar com o sistema Espião NF-e para poder organizar e armazenar os documentos fiscais.

Diversos gestores acabam caindo no erro de misturar as contas pessoais com as contas da empresa, gerando ainda mais problemas para o contador.

• Separe contas físicas e jurídicas

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