Contador: saiba o que fazer caso não tenha os certificados digitais dos seus clientes

Atualmente, com o desenvolvimento e popularização da internet, algumas soluções inovadoras surgiram para acompanhar esse crescimento. Os certificados digitais são uma dessas inovações tecnológicas, que têm sido abraçados fortemente pelas empresas. Basicamente, sua principal função é otimizar e/ou acelerar as operações que ocorrem no âmbito digital.

No entanto, devido aos riscos que oferece (clonagem, uso inadequado desses documentos etc.), é comum que os clientes não queiram passar seus certificados digitais para o seu contador. Nesse caso, o que esse profissional deve fazer? Se você carrega essa dúvida, não deixe de ler este conteúdo. Neste texto, apresentamos algumas soluções que você pode adotar. Veja!

Afinal, o que podemos entender por certificado digital?

Dito de uma forma geral, o certificado digital é uma assinatura legalmente válida que pode garantir a execução de transações eletrônicas e outros serviços via âmbito digital. Essa assinatura, vale dizer, permite que tanto empresas como indivíduos sejam identificados digitalmente de qualquer lugar do mundo de forma clara e segura.

Normalmente, um certificado digital possui o nome, uma chave e outras informações que comprovam que essa assinatura pertence a determinada pessoa. De uma forma geral, essa ferramenta é utilizada para assinar e enviar documentos via internet, bem como para assinar Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e outras, enviar declarações de imposto de renda e realizar transações bancárias.

Com o certificado digital, tais transações se tornam mais rápidas, não exigindo, por exemplo, que o seu proprietário tenha de ir a um determinado local para efetivá-la.

O que o contador pode fazer caso não tenha os certificados digitais dos seus clientes?

Há uma relação íntima entre o certificado digital e a contabilidade. Algumas tarefas da contabilidade são realizadas eletronicamente, sendo um exemplo nesse sentido a escrituração contábil fiscal. Nesse caso, é preciso que o contador tenha o certificado digital dos seus clientes para assinar o documento.

No entanto, nem sempre os clientes se sentem à vontade para passar seus certificados digitais, pois isso significa que o profissional agirá em seu nome, assinando documentos e realizando outras transações. Nesse caso, o que fazer?

Bom, a primeira estratégia é conversar diretamente com o cliente, com o objetivo de explicar as razões pelas quais é importante que o contador tenha os seus certificados. Assim, fica mais fácil conquistar a confiança do cliente, bem como garantir que ele faça esse repasse.

No entanto, caso isso seja feito e mesmo assim o cliente tenha resistido, então talvez seja importante criar um documento com o objetivo de formalizar esse repasse. Nesse documento, o contador deve ser responsabilizado caso faça uso inadequado dos certificados digitais dos clientes. Dessa maneira, certamente, os clientes poderão ficar mais tranquilos, pois estão acobertados por um documento jurídico, que deve ser validado junto a um cartório, se isso for possível.