Perdeu suas Notas Fiscais - NF-e? Saiba o que fazer quando isso acontece

Mesmo que no próprio nome a explicação já aconteça, inúmeras pessoas ainda confundem Nota Fiscal Eletrônica – NF-e e Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. E mais comum ainda, se esquecem que o documento que realmente possui validade e importância para o fisco, são os arquivos com terminação xml.

O que isso ocasiona? Muitos contribuintes acabam se preocupando com documentos errados e se descuidam de armazenar suas notas fiscais eletrônicas de maneira correta. Ou acabam se perdendo ou mesmo sendo extraviadas. Você sabe o que fazer quando isso acontece?

Notas fiscais e suas obrigatoriedades

A obrigatoriedade do backup de documentos fiscais, de acordo com o Ajuste Sinief 7, é de 5 anos mais o ano recorrente. O prazo está relacionado aos documentos emitidos e notas fiscais recebidas. A prática é importante, pois é neste período que o governo poderá efetuar cobranças, relacionadas a tributos que não tenham sido lançados. O que chamamos de período decadencial de cobranças de dívidas. Ao possuir esses documentos, se tornará muito mais simples de provar que está adimplente.

Sem contar que prestadores de serviços, fornecedores e qualquer pessoa jurídica ou física, que sua empresa tenha negociado pode em alguns casos efetuar algumas cobranças indevidas. Ao possui esses documentos, você poderá esclarecer possíveis dúvidas e tornar tudo mais simples e bem mais fácil.

Quais as consequências de perder notas fiscais

Quando se perde documentos fiscais, sua empresa automaticamente está exposta a autuações. O que pode acarretar em pagamento de multas por descumprimento de obrigações, que em alguns casos, podem passar o limite de 1 mil reais por cada um dos documentos que tenham sido perdidos.

É possível também que seja aplicada pena de reclusão (2 a 5 anos) de acordo com a lei 9.964, de 10 de abril de 2000.

Tenha um controle sobre o armazenamento de seus documentos

É preciso que toda e qualquer empresa tenha um controle rígido sobre o armazenamento de seus documentos, sem exceção. Mesmo que se trate de uma tarefa bem mais simples, quando falamos de NF-e, mas alguns casos podem ocorrer problemas.

Antigamente era preciso ter um bom espaço físico para poder armazenar as notas fiscais. O que em muitos casos faziam com que muitas empresas, tivessem que dispor de espaços reservados especialmente para tal. A NF-e finalmente possibilitou uma realidade completamente diferente.

Atualmente os arquivos são digitais, facilitando o armazenamento em HDs externos ou em computadores. Mesmo que isso exija um investimento inicial para sua empresa, para a introdução de recursos tecnológicos, através dessa nossa possibilidade os documentos de sua empresa serão muito mais simples de serem consultados, buscados e organizados.

Porém, mesmo com toda essa vantagem, devemos contar com os pontos negativos. E um dos principais, é que mesmo por meio dessa tecnologia, pode ocorrer a perda de dados em casos que os dispositivos que estão armazenados esses documentos sofram algum tipo de problema.

É exatamente por esse motivo que é imprescindível adotar diferentes estratégias para que a segurança desses dados seja garantida

Como recuperar o XML de uma NF-e perdida?

Neste caso, é só acessar Como Buscar e Achar o XML NF-e do DANFE?, que você encontrará diversas dicas de como recuperar o XML da NF-e.

O que fazer para evitar a perda de suas NF-es?

Existem inúmeras maneiras de poder proteger seus documentos fiscais. E certamente uma ótima alternativa é a contratação do Espião Cloud NF-e, que irá realizar todo o armazenamento de seus documentos em nuvem, e melhorar a Gestão de NF-e da sua empresa.

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