Afinal, quando realizar a inutilização de NF-e?

Você sabe quando e por que realizar a inutilização de NF-e?

A nota fiscal eletrônica é um documento emitido quase que diariamente pela maioria das empresas e é necessário que haja um controle sobre a emissão de notas fiscais, sobretudo para garantir a sua regularidade fiscal.

Ocorre que, muitas vezes, é preciso inutilizar notas fiscais que foram emitidas. Isso porque a NF-e segue um padrão de numeração para ser identificada e podem ocorrer problemas que podem quebrar essa sequência numérica, o que é proibido por lei.

Então, por que e quando inutilizar uma NF-e? E quando não inutilizar a NF-e? Vamos lhe explicar de uma forma bem simples:

Por que inutilizar a NF-e?

Como já mencionamos, a Nota Fiscal Eletrônica segue um padrão de numeração sequencial, que serve para que cada uma delas possa ser identificada. Essa numeração deve ser seguida rigorosamente, pois é uma exigência legal.

Podem ocorrer alguns problemas, por exemplo:

- A quebra na sequência numérica das notas que você emitiu - que pode ser intencional ou não, e isso pode ser considerado fraude pelos órgãos de fiscalização;

- Numeração duplicada, ou seja, notas fiscais com o mesmo número.

Então, caso haja algum problema, é importante que a NFe seja inutilizada. E o que isso quer dizer?

É simples: inutilizar a Nota Fiscal Eletrônica significa que você está informado aos órgãos de fiscalização de que houve um erro na numeração e que os números da NFe inutilizada não são "válidos", ou seja, que não existe nota fiscal com aquele número.

Isso é importante porque as notas fiscais têm um impacto direto na sua situação tributária e na sua regularidade fiscal, por isso não ignore quando perceber que houve algum erro técnico na emissão das suas notas fiscais.

Vale lembrar: a quebra da sequência numérica é uma prática fraudulenta, quando promovida de forma intencional. Então, ocorrendo um problema, a melhor solução é, de fato, inutilizar a NF-e.

Quando NÃO inutilizar a NF-e?

Também é importante destacar as situações em que você não deve inutilizar a NF-e, sobretudo por questões de regularidade fiscal.

NF-e de devolução

A função da nota fiscal de devolução é invalidar os efeitos da operação de compra. Em poucas palavras, é a NF que “voltou” porque a entrega do produto ou do serviço não foi concluída por algum motivo.

NF-e cancelada

Existe uma diferença entre NF-e inutilizada e a cancelada. Veja bem, a nota fiscal é cancelada em casos em que o documento fiscal é aprovado pela Sefaz, mas o produto não entra em circulação, como no caso de uma desistência de compra, por exemplo.

NF-e complementar

A NF-e complementar serve para, literalmente, complementar dados de uma NF-e principal, logo a complementar não pode ser inutilizada.

NF-e denegada

Uma nota fiscal denegada é aquela que não foi aprovada pela Sefaz. Ela continua tendo validade jurídica, o que significa que você não pode emitir outra nota com o mesmo número.

A importância da regularidade das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ ou CPF é essencial para a sua segurança e da sua empresa, sobretudo em relação à regularidade com o fisco.

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